Vous venez de signer ou vous allez signer un contrat, parfois après une exemple de promesse d’embauche, et vous vous demandez quels papiers préparer. Cet article porte sur les documents à fournir à l’employeur lors d’une embauche, c’est-à-dire ceux que le salarié remet. Certaines pages en ligne traitent le sens inverse (ce que l’employeur doit vous donner), et nous y revenons plus bas pour ne rien confondre.
La règle de base est simple : l’employeur ne peut réclamer que les pièces utiles à l’identification, à la rédaction du contrat de travail, à la paie et, le cas échéant, à la vérification du droit de travailler en France. Le reste relève du superflu, parfois de l’illégal.
Les documents à fournir par le salarié à l’employeur lors de l’embauche
Pour la plupart des salariés, le dossier tient en quelques pièces. L’employeur s’en sert pour établir la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE), qu’il transmet à l’Urssaf avant la prise de poste, puis pour établir les bulletins de salaire.
- Une pièce d’identité : carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité, pour vérifier l’identité et l’état civil.
- Le numéro de sécurité sociale : il figure sur la carte Vitale ou sur l’attestation de droits téléchargeable sur le compte Ameli. Sans numéro français, l’employeur lance la demande d’immatriculation.
- Un relevé d’identité bancaire (RIB) : indispensable pour le virement du salaire.
- Vos coordonnées personnelles : adresse postale, téléphone, adresse électronique.
- Un justificatif de domicile : souvent réclamé pour le dossier administratif, mais aucun texte ne l’impose de façon générale.
Pour la carte Vitale, l’employeur n’a pas besoin du support physique. Le numéro de sécurité sociale suffit, et l’attestation de droits convient très bien si vous n’avez pas votre carte sous la main.
Les documents demandés selon le poste ou la situation du candidat
Au-delà du socle commun, certains profils doivent ajouter des justificatifs. Le tableau ci-dessous récapitule les cas les plus courants.
| Profil ou poste | Pièces à ajouter au socle commun |
|---|---|
| Salarié français ou ressortissant de l’Union européenne | Aucune en général (la pièce d’identité suffit) |
| Étranger hors Union européenne | Titre de séjour ou autorisation de travail en cours de validité |
| Chauffeur, livreur, commercial itinérant | Permis de conduire, et selon le cas les attestations de formation obligatoires |
| Santé, enseignement, sécurité, petite enfance | Diplôme, qualification, carte professionnelle, parfois extrait de casier judiciaire |
| Cariste, chantier, maintenance électrique | Habilitations (CACES, habilitation électrique) et attestations de formation |
| Mineur non émancipé | Autorisation parentale, parfois une autorisation de l’inspection du travail |
Permis de conduire et habilitations : seulement si le poste l’exige
Un employeur n’a aucune raison de demander votre permis de conduire pour un poste de bureau sédentaire. En revanche, il doit le vérifier pour un emploi qui implique de conduire un véhicule, et il peut exiger une habilitation à jour avant de vous confier une machine ou une installation dangereuse.
Diplômes et expérience
Un diplôme ou une qualification ne se réclame que s’il conditionne le poste, ou si la convention collective s’en sert pour fixer votre classification et votre salaire. Pour un emploi réglementé (infirmier, avocat, éducateur), la copie du titre est obligatoire. Pour les autres, l’employeur vérifie surtout la cohérence avec le CV.
Le certificat de travail de votre ancien employeur peut être demandé pour justifier votre expérience ou votre ancienneté, notamment si une reprise de celle-ci est prévue. L’attestation de France Travail, elle, ne concerne normalement pas le nouvel employeur, sauf dans le cadre de certaines aides à l’embauche.
Étrangers et mineurs
Un ressortissant de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Suisse n’a pas besoin de titre de séjour pour travailler. Pour les autres nationalités, l’employeur doit contrôler le titre de séjour et l’autorisation de travail, puis en vérifier l’authenticité auprès de la préfecture avant l’embauche. Conservez une copie lisible à lui remettre.
Pour un mineur non émancipé, l’autorisation parentale du représentant légal est exigée, et la pièce d’identité du mineur reste nécessaire. Les moins de 16 ans ne peuvent travailler que dans des cas très encadrés, avec des règles spécifiques du Code du travail.
Les documents que l’employeur doit en revanche vous remettre
Dans l’autre sens, l’employeur a ses propres obligations. Il doit vous fournir un contrat de travail écrit (obligatoire en CDD, et vivement conseillé en CDI, où il doit au moins vous informer des conditions essentielles de l’emploi). Il vous indique aussi la convention collective applicable et vous donne les informations sur la mutuelle d’entreprise.
Pendant le contrat, il remet chaque mois un bulletin de paie. À la fin, il vous délivre le certificat de travail, l’attestation France Travail et le reçu pour solde de tout compte. La visite médicale d’embauche a été remplacée par une visite d’information et de prévention, à passer dans les trois mois suivant la prise de poste. Pour un poste à risques, un examen d’aptitude a lieu avant de commencer.
Les informations que l’employeur ne peut pas exiger
Le RGPD et le Code du travail posent une limite claire : toute information demandée doit avoir un lien direct avec l’emploi. L’employeur ne peut donc pas vous interroger sur votre religion, vos opinions, votre vie sexuelle, votre état de santé ou une éventuelle grossesse. Vous n’êtes pas obligé d’y répondre, et le refus ne peut pas justifier un rejet de candidature.
Le casier judiciaire obéit à la même logique. Le bulletin n° 3 ne se demande que lorsqu’un texte l’impose pour la profession, par exemple auprès de mineurs ou dans la sécurité privée. Quant à la situation familiale, elle peut servir pour certaines démarches (supplément familial, par exemple), mais jamais pour départager des candidats.
Enfin, la copie de votre pièce d’identité n’a pas vocation à être conservée indéfiniment, et la CNIL recommande de limiter ces pratiques. Si un recruteur réclame un document sans pouvoir le justifier, vous pouvez lui demander à quoi il servira.
Questions fréquentes sur les justificatifs à l’embauche
Faut-il fournir sa carte Vitale à l’employeur ?
Non, la carte elle-même n’est pas nécessaire. Seul le numéro de sécurité sociale est utile pour la paie et la DPAE. L’attestation de droits suffit pour le prouver.
Peut-on commencer à travailler sans avoir remis tous ses papiers ?
L’employeur doit effectuer la DPAE avant la prise de poste, ce qui suppose d’avoir au moins l’identité et le numéro de sécurité sociale. Le RIB ou le justificatif de domicile peuvent arriver un peu plus tard, mais mieux vaut les transmettre dès la signature pour éviter un retard de paiement du salaire.
L’employeur peut-il refuser un candidat qui ne fournit pas un document ?
Il peut renoncer à l’embauche si la pièce manquante est nécessaire, comme le titre de séjour ou le diplôme d’une profession réglementée. Il ne peut pas en revanche motiver un refus par l’absence d’une information interdite.
Que faire pendant la période d’essai ?
Les règles sont identiques : les documents demandés à l’embauche restent les mêmes, et le fait d’être en période d’essai n’autorise aucune demande supplémentaire sans lien avec le poste.
